Санкт-Петербург Вакансий : 954Резюме : 36
Разместить вакансию в газету
Разместить вакансию на сайте
Разместить резюме

Не утонуть в лавине информации

газета «ПРОФЕССИЯ» № 105 (1684) /18.09.2013 - 20.09.2013/

Огромное количество людей ежедневно сталкиваются с одной и той же проблемой: электронная почта, созданная для оптимизации и организации рабочих процессов и процессов коммуникации, зачастую превращается в злобного надзирателя, заставляющего вас неотрывно следить за входящими, словно вы работаете на конвейерной ленте.

Стоит вам немного отвлечься, как постоянно накапливающаяся информация быстро превратит аккуратный и чистый почтовый ящик в свалку, разгребать которую будет тем труднее, чем дольше вы не вернетесь к почте.

«Лайфхакер» предлагает несколько простых советов по управлению процессом взаимодействия с электронной почтой от Джеффа Вейнера, главного исполнительного директора LinkedIn. Этот человек по долгу службы вынужден ежедневно поддерживать контакт с сотнями людей, и у него есть несколько хитростей, позволяющих ему не утонуть в этой лавине информации.

- Мой почтовый ящик по сути стал центральным узлом в моих рабочих процессах — с помощью почты я регулярно общаюсь с более чем 4300 сотрудниками, работающими в 26 городах по всему миру. Нельзя сказать, что я всегда был фанатом электронной почты, или что у меня не было ситуаций, когда моя работа с почтой напоминала сизифов труд.

Так или иначе, за годы я разработал несколько практических рекомендаций, которые позволили мне перейти от концепции «почта управляет мной» к концепции «я управляю почтой».

 

Меньше получать — меньше отправлять

Такой совет кажется до смешного простым, особенно в контексте такой распространенной проблемы, но для себя я считаю это золотым правилом для успешного е-мейл-менеджмента.

Такое умозаключение пришло ко мне во время работы в предыдущей компании, где два сотрудника, наиболее тесно общающиеся со мной, ушли из компании. Они очень эффективно общались с людьми, много работали и, как выяснилось, отправляли много почты. Пока они работали в компании, объем корреспонденции, приходящей через электронную почту, казался абсолютно нормальным, однако, после их ухода я обнаружил, что трафик в моей почте сократился примерно 20-30%.

Вся эта активность в почте представляла собой не только их письма: там были мои ответы им, а еще там были письма и ответы всех адресатов, прикрепленных к перепискам. Зачастую эти сообщения не требовали моего обязательного участия в обсуждении.

С того момента я поставил себе четкое условие — не писать без явной на то необходимости. Результат: меньше почты и больше порядка в ящике без ущерба для рабочей деятельности. С тех пор я стараюсь не отходить от этого правила.

 

Отмечайте отложенные письма как непрочитанные

Пометка письма как непрочитанного в корне изменила то, как я работаю с почтой. Мне достаточно быстро пройтись по входящим письмам, сразу ответить на самые срочные, и удалить ненужные. Те же письма, к которым мне нужно вернуться позже при наличии времени, я отмечаю как непрочитанные. Это избавляет от боязни того, что важное письмо, прочитанное и оставленное без ответа, забудется и будет похоронено в недрах почтового ящика. Этот же подход позволяет реализовать некое подобие ToDo-списка, к которому я должен буду вернуться позже.

Каждый рабочий день я стараюсь завершить с минимальным количеством таких отложенных писем, а в идеале их не должно быть вообще. Если в этот день я не успею вернуться к ним, то начну с них следующее рабочее утро.

 

Установите четкий график работы с почтой

За последние несколько лет моя жизнь в рабочие дни идет согласно довольно четкому графику. Подъем в 5:00-5:30 утра, час на почту, чтение новостей, завтрак, игра с детьми, тренировка, офис, приехать домой, уложить детей спать, ужин с женой, отдых (обычно это просмотр ТВ с попутной чисткой папки входящих во время рекламы и скучных моментов).

Выяснилось, что придерживаясь такого расписания я легко управляюсь с почтой, однако, стоит хоть чуть-чуть изменить распорядок, как в почтовом ящике начинается хаос.

В данном случае вы не будете чувствовать нарастающее давление от осознания того, что ваш ящик вдруг останется без внимания. Соблюдение графика поможет держать все под контролем.

 

Выражайтесь понятнее

Помните игру в сломанный телефон? Тогда это было довольно забавно, но теперь все рассматривается в концепции работы и бизнеса, и тут не до игр.

Слова очень важны, и во избежание двусмысленности и неверного трактования их нужно подбирать очень тщательно. Чем более однозначен и ясен для понимания ваш текст, тем меньше вероятность получения второго письма с просьбой пояснить первое.

 

Подумайте о получателях

Зачастую кажется, что поля «Кому» и «Копия» воспринимаются многими как одно и то же. На самом деле с их помощью можно однозначно дать понять, от кого из получателей вы ожидаете ответ, а кому послана копия письма с целью держать его в курсе дел.

На самом деле, не выделить адресатов, от которых требуется ответ — это быстрейший способ внести панику и неразбериху в переписку. 6 получателей вместо 1 получателя и 5 копий — это 5 лишних возможных ответов, каждый из которых может перерасти в целую отдельную цепочку писем.

 

Подтверждайте получение

Если вас указали в качестве получателя, и письмо действительно адресовано вам, то не поленитесь проинформировать отправителя о том, что вы получили письмо. Не нужно много слов, будет достаточно простого «принял» или «получил». Это станет знаком того, что информация получена вами в полном и должном объеме и от отправителя более не требуется отправлять вам ещё что-то по этой же теме.

В случае, если вы не подтвердили получение, отправитель остается в полном неведении относительно письма. Быть может, оно затерялось в глубинах вашего ящика? Если это важная информация, то сомнение и волнение вынудят отправителя написать вам еще одно письмо с просьбой подтвердить получение первого письма, либо спросить ещё кого-то о вашем присутствии на рабочем месте. Вовлекаются лишние люди, отправляются и принимаются лишние письма.

 

Держите эмоции подальше от почты

Электронная почта может быть полезным инструментом, если ее использовать правильно. Она же может стать разрушительной силой при неправильном применении. Самый распространенный пример — использование почты для обсуждения спорных, конфликтных и деликатных вопросов.

Меня никогда не перестанет удивлять то, как люди используют в переписке слова и выражения, которые никогда не сказали бы в присутствии той же аудитории.

Если вдруг вы обнаруживаете себя в подобной переписке, то сделайте одну простую вещь — остановитесь. Решить спор или конфликт можно, взяв трубку телефона и позвонив адресату, либо лично встретившись с ним. Такие деликатные вещи должны решаться не в текстовой переписке. Текст не передает эмоциональную составляющую, интонацию и другие важные вещи, которые могут стать решающими для конструктивного решения вопроса.

Александра ЛЬВОВА

К списку публикаций

On-line газета

RSS Лента новостей о работе
Rambler's Top100
© ООО Издательский дом "Профессия", 2014.